Posted by edoc2 on 十一月 16th, 2007 — Posted in 企业文档管理
工作流程的定义
工作流就是：
“在一个工作群组中，为了达成某一个共同目的而需要多人协力以循序或平行工作的形式来共同完成的任务”
关于工作流的几个名词解释：
| 任务
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泛指各种事务上所必需执行的流程性工作
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| 循序或平行工作
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工作的流动性是一个人接着一个人执行，或同时由多人分开执行，或是上述两类工作合并之后的混合性工作
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| 多人
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若是单人就可以完成的工作,则不能归类为流程工作。凡是一件工作必须经由两个或更多人来协力完成的工作才能称为流程工作
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| 共同目的
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多人参的流程性工作，必须是以完成共同目的为前提。如果一群人是分别针对不同的专案来执行各别的工作，并不算构成一个工作流程
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工作流程的应用范围
在一般的组织活动中，有相当多数量的事务性工作可以被归类到流程性工作的范围里面，举例如下：
| 采购单流程
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贷款审核流程
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员工绩效考核流程
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| 工作报表呈报流程
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各类报表会签流程
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如何架构一个工作流程
首先要定义出在一个群组工作的环境下，所需要执行或控管的事务性工作性质及其内容,根据所定义的工作内容，再将它分成许多子工作，或称为步骤。每个步骤都都包含了在这个阶段所需要完成的项目清单，而且这些步骤内的项目应当是在逻辑上适合在同一步骤内完成的。任何一件流程工作都会有许多不同的方法来分解成许多子工作，而如何切割一个流程工作，则要根据实际的情况来做判断；
决定各个步骤需要那些专业背景的人员来执行；
决定各个步骤在流程执行时的顺序；
在执行的过程中，有些步骤的执行会因为某些条件不同而产生不同的结果，进而影响到下一个步骤的执行。所以我们必须要找出这些特定的步骤，并且将相关的执行状态条件定义清楚；
将工作流程中的所有执行步骤及每个步骤之间的关系图画出来，并且根据这份关系图来验证流程的可行性
根据各个步骤的不同需求，分别建立各阶段所需要的表单，工作指令，文件……等项目。
工作流管理系统（WfMS）的三大功能模块
一般而言，所有的WfMS都将包含如下三大功能模块：建立时功能、运行时控制功能、同用户及应用程序的交互功能。
建立时功能
主要目标是通过某种分析、建模及系统定义手段将现实世界的业务过程转化成某种能够被计算机处理的形式化表示。这种形式化表示，我们就称之为过程定义(也称过程模型、过程模板、过程元数据等)。过程定义中一般都包含有对业务过程中的各个活动步骤的描述、同这些活动相关的各种计算机或人工操作、以及在各活动之间进行切换的各种控制规则。过程定义所定义的，实际上就是控制工作流过程执行的各种参数。
运行时实例控制功能
主要进行在某个计算环境中工作流过程的管理及各活动步骤之间的状态转换。运行时控制系统将解释过程定义，完成过程的可操作实例的创建及控制，调度过程中各活动步骤，为所涉及到的用户生成待其处理的任务，并在合适的时机调用有关的应用程序资源，等等。这些服务我们一般就称之为“工作流执行服务”，有些系统可能是通过一个工作流引擎提供这些服务，而在另外一些系统则可能会用到多个协作的工作流引擎。工作流引擎是工作流运行时控制系统的核心部分，各种过程实例的执行都是由它负责完成的。
运行时同用户及应用的交互功能
主要完成对工作流实例执行过程中各种活动的处理。在过程实例的执行过程中，经常需要用户通过某种应用程序来完成过程定义所要求完成的处理或操作，例如填写一个表单，或使用某个应用程序(如字处理软件、绘图软件等)生成新的文档或处理其他活动传递过来的文档等。另外工作流执行服务也可能需要自动的调用有关的应用对数据进行处理，如将某些数据写入到某个数据库系统中、调用某个应用程序对数据进行某种转换等。在不同的WfMS中，工作流执行服务所能访问的应用或资源可能是不一样的，如有些WfMS可能不提供此种能力，有些可能只能访问本地的应用或资源，有些则可能通过某种远程调用机制(如RPC或对象代理等)去访问其他机器上的资源。所有这些构成了运行时交互功能的主要内容。
工作流管理系统的分类
1、结构化的与即席的
结构化工作流指的是在实际工作过程中会反复重复、严格按照某个固定的步骤进行的业务过程。定义此种工作流所需要的各种类型的信息可以通过对业务过程进行详细的分析而得到，从而得到完整的过程定义并在以后的应用过程中反复使用。大量的办公程序，如公文处理、审批等都属此类。即席工作流则是针对那些重复性不是很强或没有重复性的工作流程的，关于这类流程执行所需的有关参数(如参加者等)事先无法确定，而必须推迟到过程实例运行时才能确定，同时在执行过程中间还可能会发生一些意外的情况。这种动态多变的特点在提供更高灵活性的同时，也为过程的建模与执行带来更多的复杂性。
2、面向文档的与面向过程的
前者的侧着点在于将电子形式的文档、图像等在有关的人员之间进行分发，以便能够得到不同人的处理与审阅。现有的文档管理与映像管理系统均属此类。在面向过程的WfMS中，工作流被描述成一序列执行环节。与各环节相应都有待处理的数据对象。各环节的数据对象可以按不同的方式分发到其他环节中去，如可以将数据对象的值作为控制条件、或者依此数据对象组装成其他的数据对象等。高端的WfMS一般都属此类系统。
3、基于邮件和基于数据库
前者使用电子邮件来完成过程实例执行过程中消息的传递、数据的分发与事件的通知。低端的系统所使用的经常就是此种方法，它可以充分发挥电子邮件系统在广域环境下的数据分发功能，但整个系统将运行于一种松散耦合的模式下。在基于数据库的WfMS中，所有的数据都保存在某种类型的DBMS中，过程的执行实际上就是对这些数据的查询与处理。高端的大规模系统所使用的一般都是此种方法。
4、任务推动的与目标拉动的
前者指的是从过程的开始逐步地一个环节一个环节的执行，当某个活动实例被处理完之后，后续的有关活动将被创建并被激活，由此直至整个工作流程的完成。这是目前大多数面向过程的WfMS所使用的执行方式。而在目标拉动的WfMS中，一个业务流程被看成是一个目标。过程实例执行时，该目标将被分解得到多个相互之间按一定约束条件的关联起来的可执行的多个环节，其中各环节还可以当成是子目标而进一步进行分解。在各环节均执行完毕之后，整个过程也就完成了。目标拉动是一种全新的执行方式，下一代的WfMS将具有此种特征。应该说明的是：上述分类只是从不同的角度入手的。一般来说，后面那些特点将给WfMS带来更好的灵活性，同时也将成为那些能够支持跨机构的大规模复杂工作流管理、面向关键任务的WfMS不可缺少的特征。
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Posted by edoc2 on 十一月 16th, 2007 — Posted in 企业文档管理
集团的各个分公司（自控行业）每年都要完成几时上百的大大小小的工程项目，在项目中产生文档就更加不用说了，管理起来非常的麻烦。
首先，文档编制过程就存在很多需要解决的问题。
很多的文档都是在工程进行的过程中产生的，而这些工程分布在全国各地的各个角落里，并且，很多的文档并非一个人可以完成，需要大量的协作，由于协作者由于网络的原因，很多时候并不是在线工作，版本控制就成为编制过程的另一个问题；编制文档的存放和分类也是另项目经理头疼的问题。
其次，文档提交到技术管理部门归档的流程，现在很复杂。每个项目结束后，要专门抽出时间、专门的人来整理、校验这些文档，以应付技术管理部门的评审。
第三，技术管理部门对文档的存放和借阅也很伤脑筋。公司要求各个项目组提供这些文档资料，就是为了可以追溯这些项目，另一方面也向让其他的项目组可以互相借鉴经验。然后，无节制地节约必定会出现泄露等问题……
这里我将自己的设想提出来：
首先，我想可以利用Project Server 2003 + WSS 来解决项目管理，不但可以很好的提供项目管理的有效工具，最关键的它提供了一个完整的解决方案。这样，项目组的成员，无论分布于世界的各个角落，他们都可以通过ProjectServer进行协作。借助WSS出色的文档库，我们可以提供文档协作、版本控制等问题。由于各个项目都会有自己的站点，项目经理也不再用为文档的文类和存放操心。
第二步，我们需要在WSS上做一个小的流程功能。就是项目经理可以定期的通过系统向技术管理部门提交需要提交的文档（而不是到了最后再一次提交）。这样项目组和技术管理部门可以将文档的评审工作化整为零，定期进行评审。对于提交的文档，我们需要剪切到一个只有技术管理部门才可以访问的文档库中，并且，使用RMS对这些文档加密。这样做是因为，我们并不希望已经通过评审的文档被别人非法篡改。
第三步，我们需要开发一个文档借阅系统。这个系统需要分析技术管理部门归档的文档，建立一个目录和文档的摘要，并且将这些信息存入数据库中。借阅者可以通过这些目录和摘要了解这些文档的内容，如果他决定要借阅的话，他可以通过这个系统提交借阅申请。技术管理部门的管理员可以审批这些借阅单，并且通过RMS系统提供一个经过授权的文档副本给借阅者。这个经过RMS授权的副本可以指定到期日期，可以指定允不允许借阅者打印，拷贝、修改等权限。
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Posted by edoc2 on 十月 30th, 2007 — Posted in 企业文档管理
edoc2工作流引擎基于国际最先进的工作流引擎设计，将极大的提升edoc2的协同功能，为企业带来更高效的文档协同管理。edoc2工作流引擎预计将于11月中旬随edoc2企业版发布。敬请关注！部分功能列示如下：
一、流程引擎
1. 支持分叉选择流程
2. 支持多路分支和归并
3.支持并行会签
4.会签中支持自定义用户数签核完成后流程即可流转至下一步骤，即若会签人数是n个，只需其中指定的m个用户执行完，流程就可流转至下一步骤
5.审核动作包括同意、退回上一步、退回发起人和终止
6.支持循序工作组签核
7.支持队列签核
8.支持动态部门主管签核
9.支持自定义用户审核
10. 会签接受人类型除工作组外，还支持部门类型
11.支持基于职务的审核
12.流程步骤包括用户步骤和机器人步骤
13.支持任务指派功能
二、客户端系统功能
1. 系统分为发件箱、待处理任务和已处理任务
2.支持是否急件发送
3. 对于不同任务，支持不同状态图标标注
4.支持多条件任意组合查询
5.支持用户自定义任务分组归类
6.支持队列的领取和撤销
7.支持报表统计分析功能
三、企业组织结构
1. 组织结构包括部门、职务和人员
2. 工作流和企业组织剥离，可集成任何组织结构
3. 支持和AD集成
四、流程服务
1. 支持邮件通知功能
2.支持SMS通知功能
3.支持邮件激活流程功能
4.支持邮件审核流程功能
5.支持txt激活流程功能
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Posted by edoc2 on 十月 15th, 2007 — Posted in 企业文档管理
edoc2参展 DC&CIS EXPO 2007
展会时间和地址：2007年10月12-14日 上午9：00至下午4：00
上海世贸商城展览馆 A083展位
上海市延安西路2299号
edoc2展位
客户在观看edoc2的产品演示
客户听取edoc2工作人员对系统的介绍
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Posted by edoc2 on 十月 11th, 2007 — Posted in 企业文档管理
防扩散系统
■系统概述
在企业信息化过程中，企业大量的重要档案资料都是以电子文件的方式存在。电子文档在使用上是很容易被复制的，其存在形式很容易产生内外部的电子文件直接散播，针对现有的防火墙或普通加密软件，可以解决外部人员非法访问非授权电子文件的问题，但不能解决电子文档内部人员造成的二次传播问题。据调查，企业机密泄露30%-40%是由电子文件的泄露造成的（包括专利信息被窃取，资料或网络的破坏等）。如何防止核心人员离职时拷走企业的机密文件；通过什么技术手段保障企业高层人员之间信息沟通的彼此信任；怎么防止投标书、价格单等受病毒影响无意识的泄露给竞争对手；泄密事件发生后，如何追查是什么渠道泄密等等，在这些问题上企业都存在着不可忽视的安全隐患，防病毒、防火墙、入侵检测、物理隔离已不再是保护信息安全的可靠保证。
1、无线上网、移动通讯、移动硬盘在给人们带来方便和高效的同时，随时有可能被截取、仿冒和侦听。
2、笔记本电脑使用便捷，但人们也开始意识到由于遗失、被盗带来的泄密现象的严重性。
3、目前大量的信息泄密手段往往是最直接的收买、拷贝方式，这时，防火墙、入侵检测等防护系统就是形同虚设，根本起不到任何保护作用。
因此，综合各方面信息传播情况，需要对信息内容本身进行安全防范，做到防止拷贝，防止二次传播，这样的信息安全技术才是真正可靠的技术。针对企业机密信息管理来说，需要考虑的是信息内容本身的安全。
■edoc2的文档防扩散系统。
防扩散系统为档案文件资料的安全防护以及非法传播提供了安全的保障。
系统组成：
转换软件
数据转换工具，可把S2、PS2、PS、DOC、WPS、PDF、EPS、TIFF等各种格式的电子文件，转换为用于阅读的特有格式文件，并完全保持原文的版式，特有格式文件具有防篡改的功能。
文档安全应用平台
采用DRM技术，通过对档案资料文档的加密、密钥管理、文档使用权限控制等功能，实现对文档进行安全保护。
阅读软件
用于档案电子文档的阅读，可嵌入到微软IE中使用，并提供加加划线、批注、加圈注、查找等功能，使用操作界面友好。
■系统特点：
档案文档资料的加密采用随机密钥，每一个文档资料的加密密钥都不同。
采用高密加密算法，有效保证系统安全性，未经授权，即使得到受保护的档案电子文档，也不能阅读其中内容。
采用计算机绑定技术，保证重要档案文档资料只能在指定计算机上访问，防止二次传播。
采用消息摘要技术，防止对电子文档内容和使用权限的篡改。
灵活的安全机制，针对每一个文档可设置不同的安全策略，档案电子文档的权限管理由业务人员设置，做到了业务人员与IT人员的职权分离。
控制电子文档的使用，限制阅读、阅读时间、打印、打印份数。
使用档案电子文件过程跟踪，记录电子文档的使用情况，监控档案电子文档被何人、在何时、做何种操作。
可与国家相关资质单位的加密设备相连，进一步保证应用安全。
可无缝的嵌入到用户内网(Intranet)中，通过微软浏览器直接浏览。
灵活的安全机制，针对每一个档案电子文档可设置不同的安全策略。如防止复制，修改，读取，删除，隐藏和禁止执行等功能。
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Posted by edoc2 on 九月 13th, 2007 — Posted in 企业文档管理
edoc2V3 正式发布
edoc2V3 正式发布
2007年9月10日，edoc2（
www.edoc2.com)正式发布3.0版。V3版本拥有更多新特性，同时V3更新了安装向导，使安装更为简单，优化了Ajax特性，使系统的响应更为迅速。
edoc2 3.0版本亮点在于其提供了强大的在线预览功能：不仅支持常用的office文档的预览（Word，Excel，PPT），PDF的预览，还支持绝大部分视频和音频格式文件的在线预览，（mpeg,mp3,3gp,wma,wav,midi,mid,mp4,ape,asx,asf,mpg,wmv,3gp,mp4,mov,avi）。另外图片预览功能也是edoc2V3的一个新特性。它可以自动将一个文件夹下的所有图片格式的（bmp,jpeg,jpg,png,gif,tiff ）文件组织成一个电子相册，供用户非常方便的查看。这些新特性将极大的提高用户的工作效率。
鉴于普通的基于数据库的查询无法搜索到文档内部的内容，edoc2 3.0企业版中增加了全文检索功能，有点类似与google的搜索，可以精确的查询到文档内部的信息。目前支持的文件内容类型有.txt,.doc,.xls,.ppt,.docx,.xlsx,.pptx,.pdf,.xml,.htm,.html等。全文检索性能远优于传统的sql查询，特别适用于大量文字的查询，以词为基础的查询：英文以空格为准的分词，中文是单个字的分词。同时支持多语言的处理。
在大多数文档管理系统中，对文件的编辑和保存是相当麻烦的事情，用户需要先下载，然后在本地编辑，编辑完了之后再上传回服务器保存。现在3.0版提供了一个“扩展编辑器”：将edoc2和桌面编辑器集成起来，简化文件的下载、编辑、上传流程。用户可以直接在edoc2服务端打开文件，编辑完之后可以自动保存会服务器，同时会保留前一个版本的文档内容。
此外，新版的edoc2 3.0支持市场上大多数防病毒软件的接口，用户上传的文档可先经过扫描后才会存储至你的服务器中。
根据上一版本用户的反馈，edoc2 3.0中细化了权限的分配。用户现在可以将预览，下载，打印，电子邮件的权限完全分离。一个用户可以让其只能拥有查看文件的权限而没有下载。系统的安全性得到了很大的提升。
全新的客户端可以让用户直接在本机操作管理edoc2服务器上的文件，在企业版中修改了文档在服务器上的存储规则，可以无限量的扩展edoc2所管理的磁盘空间。同时对于系统的负载性能和安全性的带来了很大的提升。
现在就来体验edoc2V3企业版
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Posted by edoc2 on 五月 30th, 2007 — Posted in 企业文档管理
信息产业是衡量一个国家现代化程度的重要标准，世界各国都把信息产业、信息技术以及它的应用，提到了一个非常重要的战略位置。软件产业作为信息产业的核心，既能极大地推动传统产业的改造，又能有力地驱动新兴高技术产业的发展。
区域软件产业自主创新作为信息产业的一个重要组成部分，区域软件产业自主创新的市场导向、区域软件产业自主创新的价值链定位、区域软件产业自主创新的产品导向、区域软件产业自主创新发展的企业组织策略、区域软件产业自主创新发展的产业空间布局、资源配置、产业功能定位等作为区域软件产业自主创新发展的重要战略因素，历来都是经济学家、产业分析师和政府部门所关注和研究的对象。
为了深入探讨区域软件产业自主创新发展并为《2007中国软件自主创新报告》提供有力依据和支撑，21世纪经济报道于4月27在上海组织了国内软件产业区域自主创新研讨会。受《21世纪经济报道》邀请，edoc2 有关人员参加了此次“2007中国软件自主创新”上海调研会。
中科学院研究员侯自强，北大深圳研究生信息学院副院长杭诚方教授，人民大学商学院副院长毛基业教授听取了包括盛大、阿里巴巴和edoc2等在座企业代表的发言。
从深圳、广州、北京专程赶到上海调研的专家学者已将调研情况，提交相关调研报告给商务部、信息产业部等部委，为有关部门进行决策提供参考。日前，《21世纪经济报道》该专题组已经在进行报告收尾工作。
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Posted by edoc2 on 五月 18th, 2007 — Posted in 企业文档管理
领先的文档管理系统以及解决方案供应商edoc2（易道，www.edoc2.com）发布免费版，edoc2 免费版可以免费下载、免费使用、免费升级，无使用时间与功能限制。
各种图片、图纸、合同等文档是企业宝贵的累积资产，高效地进行管理是保存与利用这些累积资产的重要手段，绝大多数已经意识到文档管理重要性的企业已经通过各种各样的方法来尝试解决问题，但是这些解决方法并没有最优化。增加文档管理员人手，无疑将增加人工成本，而人工管理也不能保证万无一失，文档管理员下班之后也不能应急；采用CVS版本控制系统确实够专业，但是很多企业不是专业软件开发机构，并不需要这种不容易上手的专业管理工具，并且CVS版本控制系统需要安装客户端，出差在外要存取文档就更为麻烦；操作系统自带的共享权限管理又极为简单，既要考虑文档版本，又要针对不同的部门、不同的人、用户和用户之间的共享是“不可能完成的任务”。看似现代化的无纸办公，但是文档管理手段却并不现代。针对这种现状，上海鸿翼数字计算机有限公司开发了edoc2企业文档管理系统。
edoc2最新推出的版本提供了类似Windows程序的安装包，安装极为简便，一个非IT人员可以在半小时内完全掌握edoc2的使用，培训和实施成本几乎为零。 edoc2拥有大量桌面程序的特性：如拖放，右键菜单，无刷新等。
edoc2可以以文件为单位进行权限管理。比一般文档管理系统更具有加灵活的权限分配机制，不再由系统管理员进行集中式的权限管理，可按照公司组织结构为文件夹指定管理人员，委托他们进行管理。同时还可以临时定义的本地用户组，成组分配权限，简化权限的分配和管理。系统也支持直接针对个人授权。 edoc2系统后台还提供完整的系统操作访问日志和统计报表。
edoc2经过大量客户的高并发负载以及海量文件存贮的实战应用。在服务器性能允许的情况下，edoc2可以支持超过千人规模的组织应用。《财富》杂志美国500强企业美敦力和全球20强物流企业KWE都是edoc2用户。
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Posted by edoc2 on 四月 25th, 2007 — Posted in 企业文档管理
现在的文件管理系统很多，免费的，收费的，B/S，C/S架构，各种各样。试用了部分以后，觉得功能都比较雷同，但是各有各的优势。edoc2如果单单作为一个文档管理系统的话，虽然有其优势，但并不能说是绝对优势。那么edoc2以后怎么发展才能在那么多产品中脱颖而出，立于不败之地呢？
我觉得edoc2如果单单还是在文件管理方面下功夫是远远不够的。
举例来说吧，edoc2虽然有文件的版本控制功能，但每次的更新相对比较麻烦，需要下载修改以后再重新上传，对于存档的文件来说，这样的操作还可以接受，但是作为一些常用的公司文档特别是正在进行的一些项目文档，这些文档更新比较频繁，这样的操做就相对比较麻烦，而且还有可能发生两个人同时修改同一个文档的情况。因此我认为，edoc2以后应发展应该向着文档流程修改流程的方向发展，而不仅仅只局限于文档的存储，权限等，在edoc2中应该引入工作流概念，对于文档的审批审核制定相应的流程，并对结束流程的文件进行归档保。对于文档修改，最好能够能想拥签入签出功能，类似于VSS，使得在同一个时间只允许有一个用户对文档进行修改，那么该系统的应用范围将有进一步的提升。毕竟单独的文件管理软件使用的客户较少。
另外，有人认为edoc2与MS 的SPS相比，没有任何优势，edoc2只是代替传统的文件管理，但sps的功能上比他更好，在应用上比他更宽，更何况有大量第三方的公司的专业开发和免费的模板。
事实的确如此，但是如果将投入成本进行对比，你就能发现edoc2更有广阔的应用。
edoc2的安装配置和维护并不需要你具有多少专业知识，而配置维护SPS需要一定的专业知识，使用人员的培训成本更是没得比，毕竟edoc2在易用性方面还是相当出色的。对于软件成本，edoc2与SPS差别就更明显了，如果是盗版的，那就另当别论了。
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Posted by edoc2 on 四月 24th, 2007 — Posted in 企业文档管理
我们都知道，对于文档管理系统，其中一个最关键的功能就是权限管理；edoc2早在设计前期就对上海10个不同行业的典型客户做了详细、深入地调研，并参考、借鉴了国内外同类系统的特点，目前edoc2权限管理机制具有如下特性，其经过20家不同类型客户的近2个月地测试使用，完全能满足客户不同地权限要求
1. 权限分层管理机制
案例场景，集团A公司有B1分公司和B2分公司，B1分公司包括D1、D2部门，B2分公司下包括D3、D4部门；假设其目录结构和行政结构一样，他们的权限要求是：
集团总部管理员只需设置不同分公司对应文件夹目录的权限管理人
分公司管理员只需要设置其下一级部门对应的文件夹目录的权限管理人
部分管理员设置其下属不同人员对应文件夹目录的具体权限
2.细分的权限单元
文件夹对应权限包括查看、新建子文件夹、修改文件夹属性、上传文件、删除文件夹、设置共享、完全控制(权限控制)
文件权限单元包括下载、编辑/更新、删除、共享、web共享、邮件发送、回滚、完全控制
3.实现了最细微单元－文件的权限控制
为了最大程度实现系统的权限控制，edoc2实现了对文件的权限控制
4.权限验证采用最小单元原则结合累计原则
一般来说，权限成员应该选择部门和工作组，最后权限验证是将该用户所属的工作组和部门的全部权限累加一起，作为该用户的最后权限；但准对一个对象，如果我们为该用户单独做权限设置后，系统仅以该权限为准，不考虑该用户所属部门和工作组的权限
5.权限对象动态生成
不同用户进入系统只能看到有相应的对象(文件夹和文件)，左侧的文件夹目录树也是根据用户的权限动态生成
6.权限成员多样化
权限成员包括工作组、部门和人员
7.强大的权限继承关系，包括
子文件夹自动继承父文件夹的权限
子工作组自动继承父工作组的权限
用户自动继承所属部门的权限
用户自动继承所属工作组的权限
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